セルフマネジ

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習得必須!これだけは押さえよう ビジネスにおける「書く」スキル

      2015/10/17

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ビジネスパーソンが必ず身に付けなければならないもの、それは「書く」スキル。

企画書、報告書、提案書、打ち合わせの議事録や更には日々のメールに至るまで、「書く」ことは仕事をする上で少なくはないはず。

あなたは、きちんと「書く」ということを意識していますか?

私は時々、仕事相手のメールがあまりにもビジネスメール体裁をなしていなくて驚くことがありますビジネスパーソンとしての品格を疑い、ぜひ仕事を一緒にしたいとは思えなくなります。

相手を動かすこと、自分の仕事を成功させるためには「書く」スキルが必須です。以下のコツを押さえ、自分をマネジメントしていきましょう。



 

飲み会のメールに30分かかることも。。

今やほとんどの人がメールを使っている今日この頃、それでも社会人になるまでは、あくまで私用のメールのみだったかと思います。

くだけた表現で、ちょっと笑いも入れつつ、顔文字なんか入れたりして。

社会人になると、初めて公のきちんとしたメールを使い始めます。

私も、今までそんなもの習ったこともないですから、先輩のメールをまねて、色々試行錯誤してみて、なんとなくそれらしいメールを作っていました。

あるときは、飲み会の告知メールを作るのに30分以上も時間がかかることも。いや、ホントです。

以外と飲み会メールって、書かないといけないことってありますよね。

時間、場所や集合時間、そもそもの趣旨、来てもらうためのキャッチコピー、わからない時の連絡先などなど。

でも、どんどん書いていくうちになんとなく書き方が分かってきて、そのうち5分ぐらいで書けるようになってきました。

自分なりのお決まりの「型」がわかってきたんですね。

「よし、今回も5分でできた!送信、パシン(enter)!」でも上司に参加を確認してみると、「あれ?そんなメール来たっけ?」

自分のメールを見返してみると、タイトルは「お知らせ」。

ちゃんと知らせているつもりでも、メールを開いてくれてもいませんでした。

 

最も大切なことは「読み手」を意識すること

ビジネスにおいて「書く」ことで最も重要なこと、それは「読み手」のことを理解すること。

どんな立場の人なのか、どんな情報がほしいのか、忙しいのか暇なのか、控え目なのか積極的なのか、それらを意識することです。

まずそもそも、詩的で美しい文章を書けば読んでくれるわけではありません。少し簡単な例を。

 

世界のほんの一部分、しかしその青く澄み渡った海を知った私の心は喜びに満たされました。あなたにもその海の偉大さを知ってもらいたい。

こんなまどろっこしい文章を書かれて、果たして最後まで読むでしょうか。というか何が言いたい文章なのでしょうか。

では、下記のように変えてみましょう。

 

一緒に沖縄に旅行しませんか。そこの海は透明度が高くてとても綺麗ですよ。

はい、シンプル。何がしたいか、つまり旅行に行きたいのです。一番頭に持ってきます。

読み手は海が好きなんでしょうね、綺麗な海の情報をちゃんと伝えます。余計な修飾語は省く。

あと、あなたがどう感じたかはこの場合はあまり重要ではありませんでした。海の誘い文句で、旅行に連れ出します。

とにかく「読み手」が読みやすく、簡潔にまとめられている文章を読み手は読んで、理解します。

理解した結果、あなたの思う通りの方向に動いてくれるのです。

では、飲み会のタイトルはどのように書くべきでしょうか。下記のような形ではいかがでしょうか?

【業務外、でも重要!】○○さん歓迎会 5/6(金)18:00~開催 ☆返信フォームあり☆

 

「書く」スキルを学ぶ ポイント3つ

「書く」スキルを学ぶためのポイントを3つご紹介します。

目的を意識する

 

何が言いたいか、曖昧な文章は誰も読みません。読んでも、何も起こりません。

むしろ、「何が言いたかったの?」とヒアリングされ、時間をさらに浪費してしまう可能性もあります。

事実をちゃんと理解してもらうという目的を意識して、文章構成を考えてみましょう。

また、「書く」ことは最終的には相手の行動につなげないといけません。

「書く」ことは自分の仕事を達成するための手段です。一つの「書く」というインプットで、相手にアウトプットを出してもらいます。

行動してもらうという目的を意識して、重要なことは強調しましょう。

「型」を意識する

  • ビジネスメールの「型」
  • 議事録の「型」
  • 報告書の「型」
  • 提案書の「型」

 

ビジネス文書にはメールを含め、ある程度の「型」が存在します。

それを守らないとビジネスパーソンとしての品格を疑われ、信頼感を得ることはできません。

礼儀やマナーと同じです。独創性は書き方ではなく、書く内容で出すようにしましょう。

原則を用いる

  • 重要な結論を文頭に持ってくる
  • 一文一内容で区切る
  • 箇条書きを使う

 

「読み手」が読みやすい文章には、ある程度の原則があります。

これらを用いることで、長ったらしかった文章が読みやすくすっきりした文章に変わります。

 

まとめ

ビジネス文章には「読み手」を意識した「書く」ための工夫が存在します。

それらを自分ものにすることで、相手の行動が劇的に変わります。

思い通りにいかない相手を変えるには、まず自分から。「セルフマネジメント」、始めましょう。

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