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ビジネス文章を「書く」目的(1) 事実を報告する方法 5W1H

      2015/10/17

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ビジネスにおいて、文章を書くことは日常茶飯事。その目的とは一体なんでしょうか。

一つは「事実を報告する」こと。上司など関係者に現在の自分の状況、プロジェクトの状況をまず知ってもらう。

そうすることで、関係者は適切なインプットを得て、次の行動につながりやすくなります。

ここでは、事実を報告することの重要性とその方法、コツについてご紹介します。



 

失敗事例 事実と憶測がごちゃごちゃのケース

私もよく上司に言われました。「まず事実を言え」「事実と憶測を混ぜるな」。

私は割とせっかちな方なので、しゃべって報告する時は言いたいことをどどーっと一息に話していました。

そうすると、上司から待て待てとたしなまれ、上記のようなことを言われました。

 

「お客様が値引き要求をしてくるので、対策を社内で話して、このように言えば値引きをしない理由付けになると思います。」

 

きっとこんなことをよく言っていたんでしょうね。事実と憶測がごちゃごちゃのケース。

こんな報告を聞いた人は、「え?お客さんが値引き要求してくるの?」「社内では話したの?これから?」「結論はそれ誰と話したの?自分で考えたの?」なんて思うかもしれません。

一応、気持ちとしてはこんなイメージ。

お客様が値引き要求をしてくる:憶測

対策を社内で話した:事実

値引きをしない理由付け:事実

「予算が足りない」と事前に聞いていた私は、きっと提案金額そのままでは受け入れてくれないだろうと予想し、事前に社内関係者で対策について議論していました。

議論の結果、値引き要求は受けないこととし、その理由付けを検討しました。

先手を打つのはいいことですが、報告が飛躍しすぎてて全然伝わらないケースですね。では、下記ではいかがでしょ。

 

「○○部長(お客様)が『予算が足りない』と仰っていました(事実)。そのため、事前に値引き要求が来たときの対策を○○さん(社内)と議論しました(事実)。結論として値引き要求は受けないものとし(事実)、理由をこのように伝えることとなりました(事実)。」

この内容を聞いた上司は、ふむふむそうかと納得できるでしょう。さらに、

 

「ここからは推測ですが、○○部長は別案件も抱えていて合わせると予算が足りないのだと思います。こちらの優先性をお伝えすることで、予算を回していただくことを提案したいと思います。」

という形で、枕詞「ここからは推測ですが」を使った後は、いくらでも自分の提案を述べることができます。結構、活用できます。

このように、事実と憶測を意識することで報告の仕方が変わるはずです。まずは事実を先に伝えることを意識しましょう。

5W1Hを使う

事実を述べる上で基本的なフレームワークを紹介します。

もはや紹介と言えるものでもないほど、一般的になりつつありますね。

 

  • Who(誰が):主体者
  • What(何を):目的、対象
  • When(いつ):時期、期間
  • Where(どこで):場所、状況
  • Why(なぜ):理由、条件
  • How(どのように):手段

 

これらを総称して5W1Hと呼びます。

事実を報告する際には、これら要素をきちんと盛り込むと、報告を受ける上司はふむふむとすんなり飲み込みやすくなります。

それはなぜか。

それは、上司がこれらを意識して仕事をしているからなんですね。

それほど明確に「5W1Hを!」なんてことは考えませんが、仕事を進める上でこれらは必ず意識しています。

なぜなら、自分が困るから。

これが体に染みついた彼らは、要素が欠けていると必ず言ってきます。「誰が言ったの?」「何でやるの?」「いつまで?」

これらの優先順位はあるのか?といった話ですが、初めのうちは「Who」と「When」だけ言えていれば仕事はできます。

ただ、もっとも重要なのは「What」です。目的をきちんと理解して、始めに伝えておかないと、それ以外が必ずブレます。

何を報告するのか、何を「書く」べきか。そこからその他の4W1Hを埋めていきましょう。たぶんその方が自然です。

 

まとめ

ビジネス文章はただ「書く」だけではなく、事実を報告することが目的です。

そして事実を報告する際に重要なことは、「事実と憶測を分ける」「事実の要素を意識する」ことです。

「書く」スキルのやっと1ステップ登りました。次は「書く」目的(2)行動してもらう、です。

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