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ビジネス文章を「書く」目的(2) 相手に行動してもらう 人を動かす方法

      2015/10/17

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ビジネス文章において大事なことは、目的を意識すること。

前回はその目的の1つである、事実を報告することについてご紹介しました。

今回は2つ目の目的、「相手に行動してもらう」ことについて、その重要性と工夫についてご紹介します。

自分の仕事は自分一人で行うよりも、自分以外の誰かにも行動してもらう方がより成果を得やすくなります。

あんまりしっくりこない、という方は、ぜひ続けて読んでみてください。



 

頑張っても頑張っても、成果が上がらない人のケース

仕事をする上で、こんなことを思ったことはありませんか?

「朝から晩まで働いているのに、全然成果が上がらない」

「一生懸命やっているのに、全然前に進まない」

 

こんなことをしている人は周りにいませんか?

とにかくパソコンに向かって、何かをカチカチやっているのですが、あまりその人の噂を聞かない。

すごーく忙しそうにしていて、飲みに誘っても全然のってこない。口癖は「忙しい」。

 

これらのケース、言葉を変えて言えば、実際の作業量に比べてアウトプットが少ないケースと言えます。

100の仕事をやってアウトプットが10の人と、10の仕事でも100のアウトプットを出せる人。

考えるまでもなく、後者の方が「デキる人」として周りから尊敬される対象になります。

「そんなのデキる人だからできるんでしょ」「自分はコツコツやるタイプだから」とか、更には

「要領のいい奴ってあんまり好きになれない」なんてことまで、日本人は思いがち。

 

でも違います。あなたにもできるし、要領のいいことは別に悪いことではありません。

早く仕事を切り上げて、残業なんかしないでアフター6を自分の時間に目いっぱい使えるようになりましょう。

 

さて上記のケース、その人は実際何をやっているのでしょうか。

朝出社すると、当然のようにメールチェックから。端から端まで目を通し、自分に関係のあることをピックアップ。

そしてその内容をまとめて上司に報告。タスクの整理ができていると満足げ。

午前中に会議が一つ。午後イチに議事録をまとめて、全員へ展開。続けて提案書の作成に着手。

作業の途中でもたくさんのメールが。依頼事項をまとめて、タスクリストにキープ。

夕方にまた一つ会議。議事メモを書いて、上司に報告。この時点で残業時間に突入。提案書はまだできていない。

夜20時、提案書が7割方できた。残りは明日やることにして、最後にメールチェック。夜21時に帰宅。

 

たぶん、いくらかありがちなケース。

ただ、そのアウトプットを見てみると、無駄なタスク報告、前に進まない議事録、山積みのタスクリスト、独りよがりな提案書(70%)。

 

全てが無駄なものだとは言いません。必要なことです。

ただ、そのアウトプットが誰かのインプットになり、更にアウトプットが出せているでしょうか。

上の例の人は、全ての仕事を自分で抱えてしまっています。

実は、「自分の仕事 = 自分でやる」ではないのです。自分の仕事がチームで行うものであれば、相手にお願いすることもできるはず。

チームの中でのアウトプットを最大化することを、少し考えてみましょう。

 

目的を共有して、タスク分散をする

「そうは言っても人にお願いするってなんか悪いし、そもそも迷惑じゃない?」と、あなたは思うでしょうか。

なにも、パン買ってこいと言っているわけではないのです。そんな私利私欲のためには、人は動かないのでむしろ大丈夫です。

大切なことは、「目的を共有する」こと。

相手と共通の目的を持ち、その作業を行うことが相手にとってもメリットがあるようにすることです。

あなたがチームで動くとすれば、あなたがお願いすることはチームの仕事です。その仕事が滞れば、困るのはチームです。

お願いせずに滞ることは逆に罪です。その場合は、きちんとした手順でお願いしましょう。

チームであるにも関わらず、あなたのお願いを迷惑そうに引き受ける人がいるとします。

その人はよほど忙しいか、自分の仕事しか見えていません。チームの目的を教えてあげて、高い視座から諭してあげましょう。

前の記事で、5W1Hで最も意識すべきは「What(目的)」だとお伝えしました。

目的を共有することであなたはチームの一員になり、あなたの行動には同じ目的を持ったチームの人が意識を向けます。

意識を向けた先の人が言うことには、みんな耳を傾けます。そこできちんとお願いをすれば、大抵の人は聞くでしょう。

もし余裕のある人であれば、お願いを聞いてくれるはずです。(そのために周りの負荷状況には目を向ける工夫も)

そうやってチームの中でタスクを分散し、チームのアウトプットを最大化することができるようになります。

 

「書く」ことで、相手に行動をしてもらう

では、普段の業務の中で、相手に行動してもらうためにはどのようにすれば良いのでしょうか。

今や電子メールは業務を行う上では必要不可欠。パソコンに向かっているうちのおよそ8割はメールを見たり書いたりしているのではないでしょうか。

メールで必要なことは、まさに「書く」技術。「書く」ことで相手に行動をしてもらえるようになれば、あなたの仕事のアウトプットは劇的に増えます。

仕事をお願いするために重要なことは、「目的を共有する」ことだと上述しました。

メールの本文では事実をまとめ、目的に対して何をする必要があるのかを相手に伝えることはまず重要です。

次に重要なのは、依頼事項を明確にすること。

日本人は奥ゆかしい文化を持っていますから、何かをストレートにお願いすることは苦手です。

依頼とそれとなく分かるような分からないような文章で、相手が依頼と分かってくれたら誉れ。とかそういう世界です。

でも、それではビジネスは成り立ちません。その奥ゆかしさで、自分の首を絞めることになります。

前段で、なぜその作業が必要か、同じ目的を軸に事実として説明しているわけですから、実はいくらでもお願いできるはずです。

あとはその依頼事項が、明確に述べられているかどうか。呼んだ人がすぐさま行動に移せるものかどうかです。

 

まずは、タイトルに【報告】【連絡】【相談】を記載してみましょう。それを見ると、読んだ人は、

  • 報告=行動に備えるもの
  • 連絡=行動する可能性があるもの
  • 相談=行動する必要があるもの

としてメールの内容を読みます。次に、事実説明によって、行動の必要性を訴えかけます。

最後に、しっかりと「○○さんに××をしていただきたい」ということを伝えます。

チームの中で役割分担がある場合には、「○○さんの役割に適した仕事」ということを伝えるのもいいですね。

同じことで、「上司を使う」ということがあります。

権限のある上司は色々と影響力があるので、上司にしかできないことを、色々とお願いしてやってもらいましょう。

自分は全然仕事をしていないように思えるかもしれませんが、大丈夫です。成果がついてきますから。

ただし、お願いした仕事の質が悪いからといって相手を責めることはしてはいけません。

お願いをした自分の責任ですからね。成果がついてこない時は、自分の頼み方が悪かったと思いましょう。

 

まとめ

「書く」ことの重要なポイントは「事実を報告すること」と「相手に行動してもらうこと」。

相手に行動してもらうためには、目的を共有し、必要な作業であることを事実をもとにきちんと説明しましょう。

そして依頼事項を明確にし、次のアウトプットにつなげるようにしましょう。

アウトプットがインプットされ、更にアウトプットされることで仕事が出来上がっていきます。

ただし、お願いしたことが上手くいかなかったからといって、実施した人を責めてはいけません。

自分の説明が良くなかったか、情報が足りていなかったのか、その人の能力を過信したのか。

反省を自分の中に求めて、次の時にはうまくできるように調整していきましょう。

そうすれば、残業も減り、評価も上がり、プライベートも充実して更に素敵な人生を歩んでいけるでしょう。(大げさかな)

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