セルフマネジ

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タスクコントロールの鉄則 「明日できることは明日やる」

      2015/10/17

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日々山積まれていく仕事に押しつぶされ、プレッシャーはかかるがそれを解消する時間もない。そんな方は多いのではないでしょうか。

ビジネスパーソンに常に求められる「タスクコントロール」。マルチタスクになりがちな人にはまさに死活問題で、これをスマートに行うことで仕事上、また精神衛生上でも大きな成果を上げることができます。

今回はタスクコントロールの1つのコツである、「明日できることは明日やる」ことのメリットについてご紹介します。



 

なんでもかんでも詰め込みすぎはNG

タスクコントロールというとイメージするのは、「限られた時間、より多くの仕事を、更に効率良く行うための『詰め込み術』」だ!と思っている方は、それは間違い。

確かに、日々かさんでいく仕事をなるべく早く片付けた方がいいし、多くのタスクを1日でこなせた方が、周囲の目も「頑張ってるね」として向けられるかもしれません。

でもそのための代償は、少なくなる休憩時間と、多くなる残業時間。仕事をこなさなきゃという強迫観念。悪くなる効率。果たして、それを超えるだけのメリットがあるのでしょうか。

空いた時間になんでもかんでもタスクを詰め込むのはNGです。

空いた時間は自分へのご褒美です。ゆとりは自分をコントロールするための大事な要素だと心得てください。

大事なことは「優先順位付け」と「スケジューリング」

タスクコントロールで一番大事なこと、それは「優先順位付け」と「スケジューリング」です。

当たり前じゃん、と思われる方も多いですが、意外とこれができていない。自分のタスクリストを見直してみると、下記のような状態になっていませんか?

  • 事務作業①(5分)(明日まで)
  • 打ち合わせ資料作り(30分)(明後日まで)
  • 顧客への確認電話(5分)
  • 事務作業②(10分)(今日中)
  • 提案書作り(120分)(今週中)
  • 事務作業③(5分)(今週中)
  • 飲み会の調整(15分)(明日まで)
  • 上司へ相談(10分)(特に期限なし)

はい、ごちゃごちゃです。このリストを見るだけで、結構うんざりしますよね。

意外と1日で収まりそう、と思っても、途中で差し込まれるタスクや打ち合わせなどに時間を取られ、自分の時間というのは案外少なくなるものです。

さて、一旦下記のように整理してみましょう。

  • 事務作業①~③(20分)
  • 顧客への確認電話(5分)
  • 上司への相談(10分)
  • 打ち合わせ資料作り(30分)
  • 飲み会の調整(15分)
  • 提案書作り(120分)

事務作業は細かいものが散らばりやすいもの。片づけるのは腰が重いものですが、実は1件当たりの作業時間は少ないものです。

それがリストにあるだけでも気がめいるので、さっさと片付けましょう。結局20分程度で、気持ちが楽になります。

そう考えて、まず片づけましょう。

それから、顧客への確認電話ついでに、上司へ相談します。「話す」というタスクをひとまとめにして片づけます。

上司への相談はいつでもいいのですが、そうするとリストに残り続けるので、気分的にもいいものではありません。腰をあげたついでに、ささっと片づけましょう。

あまり心の負担もなく、ここまで片付きました。

  • 打ち合わせ資料作り(30分)
  • 飲み会の調整(15分)
  • 提案書作り(120分)

さて、これらをどうするか。

打ち合わせ資料は30分、一息入れて、集中的にこなしてしまいましょう。飲み会の調整など業務外のようなタスクも、きちんと時間を設定してリストに入れるようにしてください。

「打ち合わせ資料を気合い入れてこなして、食べログでも見ながら一息入れよう」と、休憩時間、気分転換もリストを眺めながら設定するといいでしょう。

さて、提案書作り(120分)だけが残りました。

ここでふと思います。「明日のタスクは積まれてたっけかな?」。

提案書作りは今週中にやればいいのです。月曜日だとすれば、あと4日も猶予があります。今日無理して1時間の残業を見越して提案書を作るよりも、明日の午前中にでも時間を取って、集中して2時間使った方が、絶対に効率がいいです。

なので、提案書作りは「意図的に明日に回す」。今日もし時間が余ったとすれば、新しく仕事を生むための活動に使うか、早く帰って趣味にでも時間を使いましょう。

ここまでコントロールができれば、仕事に追われる感覚も軽減され、自分で仕事を生む活動ができ、趣味でリフレッシュもできます。どうですか?気分いいでしょう?

これらのことが、朝今日のリストを見たときに、または明日のリストを見たときに、週のリストを見たときに実践できると、抜けもれもなくなり、気分良く仕事ができるようになります。

タスクを整理する時は、自分の気持ちも整理する

山積みのタスクをただひたすらにこなすことは、自分をなくすことにもつながり、精神衛生上良くありません。

仕事をするのマシーンではなく、自分という人間なのです。いかに自分を奮い立たせ、時に甘やかし、時に鞭を打ってコントロールするか。

「無心になる」ことが自分をコントロールすることではありません。楽しいことや嫌いなことを理解した上で、それをうまく織り交ぜてタスクをコントロールすること。それが仕事の生産性や品質、更には自分の人生の向上にもつながるのです。

世界を変えるための最も簡単な方法

仕事効率UP!魔法の言葉「まいっか」のすゝめ

自分の人生は自分のもの。仕事はさせられるのではなく、してやっているぐらいの気持ちで臨んでみたらいかがでしょうか。

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